پاسخ‌گویی سریع و در کمترین زمان ممکن به نامه‌های الکترونیکی ارسال شده به افراد حقیقی و یا حقوقی مختلف می‌تواند تأثیرات فراوانی را در زمینه افزایش میزان کسب رضایت و … به ارمغان آورد، اما گاهی اوقات بروز برخی از مشکلات نظیر عدم دسترسی به رایانه و حساب کاربری و یا حتی ایجاد موقعیت‌هایی ممکن است فرد را از ارسال جواب در پاسخ به ایمیل باز دارد. بدون شک برای شما نیز تاکنون پیش آمده است که بنا به دلایلی مانند دریافت مرخصی و سفر به شهری دیگر از چک نمودن مستمر و دائمی حساب کاربری خود باز مانده و پس از بازگشت با انبوهی از انواع و اقسام نامه‌های الکترونیکی مختلف رو به رو گشته باشید که برخی از آن‌ها نیز زمینه ایجاد مشکلاتی از جمله دلخوری‌ها، بر هم خوردن قراردادهای کاری و … را فراهم آورده باشند.
همان‌طور که مستحضر هستید سرویس‌های دیجیتالی کمپانی‌های گوگل و یاهو در حال حاضر در قالب دو نمونه از بزرگ‌ترین سیستم‌های ایمیلی موجود در دنیا شناخته می‌شوند که عرصه نامبرده را کاملاً در قبضه خود قرار داده‌اند. بر همین اساس ازآنجایی‌که مشکل اشاره شده در پاراگراف پیشین درصد تقریباً عظیمی را در خصوص پاسخ‌گویی به نامه‌های الکترونیکی ارسالی به برخی از مصرف‌کنندگان خدمات را شامل می‌گردد، لذا در این مقاله آموزشی کوتاه تصمیم بر آن شد تا طریقه چگونگی فعال‌سازی مکانیسم خودکار سیستم Gmail که تحت عنوان پاسخ خارج از دفتر و یا تعطیلات شناخته می‌شود را با یکدیگر بیاموزیم.
ابتدا بخش سرویس ارسال نامه‌های الکترونیکی کمپانی گوگل را گشوده و سپس به‌حساب کاربری Gmail خود وارد شوید.
بر روی کلید دارای آیکون چرخ‌دنده موجود در گوشه سمت راست فوقانی صفحه یک مرتبه کلیک کرده و سپس از طریق منوی میانبر نمایان گردیده گزینه Settings را انتخاب نمایید؛ مشاهده می‌کنید که صفحه مربوط به تنظیمات Gmail نمایان می‌گردد.
اکنون پس از ورود به سربرگ General، صفحه را اندکی به سمت پایین هدایت و سپس بخش Vacation responder را بیابید.
تنظیم مکانیسم پاسخ خارج از دفتر سرویس نامه‌رسان Gmail تماماً با استفاده از بخش فعلی صورت می‌پذیرد. برای این منظور ابتدا گزینه Vacation responder را به حالت On (گزینه Vacation responder on) را تغییر داده و سپس با استفاده از کادرهای First day و Last day بازه‌ای را جهت ارسال خودکار پاسخ تعیین نمایید.
حال در کادر Subject موضوعی را به ایمیل خودکار خود نسبت و سپس در محیط Message نیز متن اصلی نامه الکترونیکی را تایپ نمایید. توضیحات مربوطه در خصوص محتوا می‌تواند درست همانند یک ایمیل معمولی تعیین گردد، اما پیشنهاد می‌شود که تا حد امکان این مهم را ساده نگاه دارید. علاوه بر آن درصورتی‌که قصد دارید تا پاسخ خارج از دفتر به‌صورت خودکار برای تمامی افراد ارسال گردد از فعال‌سازی گزینه Only send a response to people in my Contacts خودداری کنید.
در نهایت پس از اتمام تنظیمات بر روی کلید Save Changes جهت ذخیره‌سازی تغییرات انجام پذیرفته کلیک نمایید.
هنگامی‌که قابلیت پاسخ خارج از دفتر سرویس نامه‌رسان کمپانی گوگل فعال می‌باشد، بنری در بردارنده موضوع ایمیل در قسمت فوقانی صفحه حساب کاربری پس از ورود به آن نمایان می‌گردد. پاسخ نامبرده به‌صورت کاملاً خودکار برای ارسال‌کنندگان ایمیل فرستاده می‌شود، اما این مهم اغلب تنها یک مرتبه و برای افرادی که پیشتر تاکنون هیچ‌گونه ایمیلی را برای شما ارسال نکرده‌اند انجام می‌پذیرد (زیرا آدرس الکترونیکی شخص در قالب پایگاه حساب کاربری ثبت و سیستم از ارسال خودکار پیام خودداری به عمل می‌آورد)، اما این نکته را نیز باید مدنظر داشت که اگر محتوای پاسخ خودکار اعم از توضیحات بدنه اصلی، تاریخ و … تحت ویرایش قرار گرفته و یا همان فرد پس از چهار روز دو مرتبه ایمیلی را برای شما ارسال نماید، مکانیسم مجدداً محتوای پاسخ خارج از دفتر را برای وی می‌فرستد.
مکانیسم پاسخ خودکار سرویس مذکور به‌صورت کاملاً آنی و در لحظه در ساعت ۱۲ صبح روز شروع آغاز و در ساعت ۱۱ و ۵۹ دقیقه تاریخ تعیین شده پایان می‌پذیرد، مگر اینکه بازه زمانی توسط شخص منقضی گردد که این مهم نیز با عنایت به کلیک نمودن بر روی کلید End now موجود در بنر قابل مشاهده در قسمت فوقانی صفحه حساب کاربری امکان‌پذیر می‌باشد. در انتها ذکر این نکته نیز ضروری است که اگر امضایی پیشتر از جانب شخص در قالب نامه‌های الکترونیکی تنظیم گردیده باشد، توضیحات آن به همراه پاسخ خارج از دفتر نیز ارسال می‌گردد.
نظرات ۰